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迈捷科技相信很多刚从学校毕业进入职场的外贸新人,一开始都是处于蒙圈的状态,会发现学校里学到的东西和实际操作过程中会有不少区别。那么,今天迈捷科技针对外贸跟单员,整理了一些工作流程,希望能对新人有所帮助。

外贸跟单员的工作流程:

1、客户询盘:询价、发盘、还盘、接受四大环节。一般来说,客户下Purchase Order之前,都会有相关的Order Inquiry给销售人员,以了解更多的细节。

2、报价:其实就是发盘,业务员及时回复客人询盘,确定商品的品名、型号、生产厂家、数量、交货期、付款方式、包装规格和柜型等。

3、接到订单:经过谈判,收到客户的正式订单后,合同正式生效。

4、下生产订单:接到客户订单确认后,向工厂下订单并安排生产计划。

5、业务审批:业务部收到订单后,首先编制业务审核表。按《出口合同审核表》中所列项目如实填写,尽可能列出各种预计费用。

合同审批需附上客人订单传真、工厂收购合同。审核表必须由业务员签字,部门经理审核,然后由管理部人员审核后才能执行

若涉及金额较大,或有预付款及佣金条款的,还须经公司总经理批准。合同通过后,制成销售订单,交给部门进程员跟进

6、发出生产通知:当交货期确定后,业务部可以发出生产通知,通知工厂按时生产。

1如果客户是L/C付款,通常在交货期前一个月确认L/C已收到,收到L/C后,应由业务员和单证员分别审查信用证是否存在错误、交货期是否有保证,以及其他可能出现的问题。

2如果客户是T/T付款,请确认已收到定金。

3如是放帐客户,或通过银行D/A等方式收汇,需经经理确认。

7、验货:

1早于交货期一周通知公司的验货人员。

2如果客人要求本人或指定验货人员进行验货,应于交货期一周前约客户检查并通知计划部门。

3如果客人指定第三方验货公司或公证行验货,应在交货期前两周与验货公司联系,预约验货时间,确保交货期提前安排。确认后通知工厂验货时间。

8、准备基本文件:工厂提供的装箱资料、出口合同、出口商业发票、装箱单等文件(由业务跟单员制作并交给单证员)。

很多没有出口的工厂都会和外贸公司合作,所以外贸跟单员只要掌握了这些单证就可以了。

9、商检:若为国家法定商检产品,应在向工厂订购商品时说明商检要求,并提供出口合同、发票等商检资料。同时也要告知工厂未来产品出口口岸,方便工厂办理商检。应于发货一周前取得商检换证凭单/条。

10、租船订仓

1如果与客人签订的合同是FOB CHINA条款,客人通常会指定运输代理或者船公司。应尽早与货代联系,告知发货意向,了解出口港口、船期等情况,确认工厂是否在开航前至少一个星期前交货,船期是否符合客人的要求。运输公司应在交货期前两个星期前发出书面订货通知(SHIPPING ORDER)。

2如果运费由卖方支付,应尽早咨询运输公司或船公司的船期、运价、开船口岸等。经过比较,选择价格合理、信誉良好、船期合适的船公司,并通知业务员告知客户。如果客户不同意,要另选客户认可的船公司。开船前两个星期书面订仓,程序同上。

3

如果货物不够一个小柜,需要走散货时,请货代公司安排散货仓位。收到入仓纸后,还要了解海关的截关时间、报关要求等内容。

4向运输公司定仓时,务必将定仓纸传真,注明船期、柜型、数量、目的港等内容,以免出现差错。

11、安排拖

1货物制作完成,验货合格后,委托拖车公司提柜、装柜。应与安全、可靠、价格合理的拖车公司签订长期合作协议,确保运输安全和准时。请将以下资料传真给拖车公司:订仓确认书/放柜纸、船公司、定仓号、拖柜委托书,注明装柜时间、柜型和数量、装柜地址、报关行,以及装船口岸等。如果有验货公司看装柜,要特别说明,不要迟到。并要求回传一份上柜资料,列明柜号、车号、司机及联系电话。

2将装车资料传真至工厂,列明上柜时间,柜型,订仓号,订单号,车牌号,司机联系电话。

3要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部,列明货柜离厂时间、实际装货数量等,并将箱号和封条编号作为提单的资料。要求工厂在装柜后必须贴上封条。

12、委托报关:在拖箱的同时,将报关所需的报关资料交给合作报关行,委托报关报关,办理报关换单。报关通常要留出两天的时间(船截关前)。

委托报关时,应提供装柜资料,包括货物、数量、港口、船公司、订仓号、柜号、船开截关时间、拖车公司、柜型、数量、联系人、电话等。

13、获取运输单据:

1提单的补料内容应最迟于开船后的两天内传真给船运公司或货运代理。补料时应找L/C或按客人要求,并提供正确数量和特殊要求,包括要求船公司随提单出船证明等。

2督促船公司尽快出提单样板及运费账单。仔细核对样板,确认提单上的内容,并以书面形式向船公司确认。如果提单需要客人确认,应先将提单传真给客人,确认后再要求船公司出具正本。

3及时支付运杂费,及时通知船公司,如提单和其他运输单据。支付运费时应进行登记。

14、其他文件的准备

1)商业发票:在 L/C要求的文件中,商业发票是最严格的。发票日期应在开证日之后和交货期之前。发票上的货物描述必须与L/C上的完全一致,金额的小、大写均正确无误。L/C发票条款应显示,并标明唛头。如果需要向对方大使馆办理发票,通常要提前20天办理。

2)FORM.A原产地证明书:FORM.A原产地证须在发运前向检验检疫局申办。请注意,运输日期应为L/C交货日期之前,即发票日期之后。未在发货前办理后发证书,需提供报关单、提单等单据。从香港转运的货物,FORM.A证书通常需要在香港的中国商检公司加签,以证明货物未在港再加工。

3)一般原产地证:一般原产地证由中国贸易促进会办理。可以在发货后不久补办。如果原产地证明书要办理大使馆加签,也和发票一样要提前20天办理

4)装运通知:通常要求客人在启航后的几天内将装运的详细情况通知客人,包括船名、班次、启航日期、预计抵港日期、货物数量、金额、包装数量、唛头、目的地代理人等。有时, L/C要求发送证明,如传真报告书、发函底单等,注意在客人要求的时间内完成。

5)装箱单:装箱单上应清楚标明装箱情况。要显示每箱的装货数量,每箱毛重,净重,外箱尺寸。根据外箱尺寸计算出的总体积应符合所标明的总体积。要显示唛头和箱号以方便客人查询。装箱单的重量、体积要与提单相符。

15、交货单:

1)采用 L/C收汇时,应在规定时间内备齐全部单证,严格审核,确保无差错后交银行议付。

2)采用 T/T收汇时,应在收到提单后立即传真提单给客人付款,确认收到余款后,再将提单正本及其他单据寄给客人。

3)如果 T/T收汇,要求收全款才能做柜,要等到收货后再安排拖柜。收到提单后,可立即将提单正本寄给客人。

16、业务登记:每项出口业务完成后,应及时进行登记,包括电脑登记和书面登记,方便日后的查询、统计。

17、文件归档:所有文件,L/C和议付文件必须一整套保存,以便查阅。

另外,单证员平时应注意收集运价变动、船期、航线等信息,以协助业务员报价。好了,以上就是迈捷科技对于外贸跟单员一些工作流程的梳理,如果有行业老手有更好的意见可以和我们来分享。

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